VON HEIDE FISCHER

Arbeitsanweisungen richtig aufbauen

In diesem Blogartikel stelle ich eine Arbeitsanweisung als Muster in Word zum freien Download zur Verfügung und beschreibe meine Erfahrung, die ich in einem Zeitaufnahmeprojekt gemacht habe, nämlich: Wie Arbeitsanweisungen auf keinen Fall aufgebaut werden sollten.

Zusätzlich gebe ich eine Empfehlung, wie Zeitaufnahmen gegliedert werden können, wenn man an einer unbekannten Anlage mit einem unbekannten Prozess Zeiten messen soll und dafür nicht viel Vorbereitungszeit hat, um den Prozess gründlich kennen zu lernen. Diese Zeitaufnahmen können später aufgrund ihrer klaren Gliederung gleich in eine Arbeitsanweisung umgesetzt werden.

Die Ausgangssituation

Ich habe in diesem Projekt bei einem Kunden Arbeitsanweisungen erhalten, um daraus die Ablaufabschnitte für eine Zeitaufnahme zu definieren.

Ich muss dazu sagen: Der Kunde ist ein großer Standort einer bekannten Marke und hat dort verschiedene Bereiche, von denen ich in den letzten Jahren bereits 3 gesehen habe und momentan im vierten bin. Die technologischen Prozesse haben alle denselben Kern und variieren dann je nach Produkt (und damit je nach Bereich). Ich habe also schon etwas Erfahrung (typische weibliche Untertreibung… Der Kunde wollte also unbedingt mich als Beraterin haben. Ok, das ist tatsächlich wahr und beschreibt meinen Grad der Erfahrung besser:))

Zurück zu den Arbeitsanweisungen. Ich habe mich gefreut, diese Grundlagen zu erhalten, weil ich hoffte, die Vorbereitung der Zeitstudien zu vereinfachen und das Verständnis der Abläufe zu beschleunigen.

Ich vertiefte mich in die Dokumente, insbesondere in das der ersten beiden Anlagen, an der wir die Zeitaufnahmen machen sollten.

Die Arbeitsanweisung war nach dem Grundsatz gestrickt: Also, da musst Du das und das machen und dann das und das und achte dabei darauf, dass diese und jene Parameter eingehalten werden und achja, hätte ich fast vergessen – das und das gehört ja auch noch dazu. Vorher musst du aber…

Mit anderen Worten: Der eigentliche Ablauf und die Parameter waren wild durcheinander geschrieben. Und alles einerseits sehr detailliert und dann an anderer Stelle wieder sehr grob zusammengefasst. Für einen Newby also keine wirkliche Hilfe.

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Wie kann man es besser machen?

Dabei lassen sich die Vorgänge an der Maschine schön gliedern: Es gibt klare Bereiche. Den Einlauf, den eigentlichen Produktionsbereich mit Materialzulauf, eine Kühlstrecke, eine Förderstrecke, eine Beschichtungsanlage und zum Schluss eine Trommel zum Aufwickeln des fertigen Produktes.

Diese Prozessgliederung nach Anlagenteilen habe ich als Grundlage für die Gliederung der Ablaufabschnitte genutzt. Es waren ca. 80 Arbeitsschritte, die im Katalog zusammen gekommen sind. Da wir nicht jeden Schritt im Kopf hatten, war die Prozessuntergliederung eine wirksame Hilfe zum schnellen Auffinden des jeweiligen Ablaufabschnittes beim Setzen der Messpunkte:

• Ablaufabschnitt 1-10: alle Tätigkeiten im Vormateriallager
• Ablaufabschnitt 11-20: alle Tätigkeiten im Anlageneinlauf
• Ablaufabschnitt 21-40: alle Tätigkeiten zum Materialnachschub
• Ablaufabschnitt 41-80: alle Tätigkeiten an der Produktionseinheit
• Ablaufabschnitt 81-90: alle Tätigkeiten am Schreibtisch (der Stand in der Mitte der Anlage)
• Ablaufabschnitt 91-100: alle Tätigkeiten zur Probenentnahme
• Ablaufabschnitt 101-110: alle Tätigkeiten an der Kühlstrecke und Beschichtung
• Ablaufabschnitt 111-120: alle Tätigkeiten am Auslauf
• Ablaufabschnitt 121-140: Verteilzeiten und Störungen

Diese Gliederung hat mir Luft gelassen, Tätigkeiten zusätzlich aufzunehmen, die in meinem vorbereiteten Katalog nicht enthalten waren. Und sie hat während der Zeitaufnahme super funktioniert.

Arbeitsanweisung Muster Word – Vorlage zum Download

Ich bin der Meinung, dass auch die Arbeitsanweisung nach dieser Gliederung aufgebaut werden sollte. So kann sich ein neuer Mitarbeiter sehr schnell orientieren, wenn er eine Frage hat und nachschlagen möchte.

Unabhängig davon sollte es neben der ausführlichen textlichen (und nach Möglichkeit auch mit Fotos illustrierten) Darstellung auch eine „schnelle“ grafische Übersicht geben. In dieser Grafik kann – nur mit Überschriften – dargestellt werden was zu tun ist, wenn sich die Produktmaße ändern, was zusätzlich zu tun ist, wenn sich auch noch die Beschaffenheit des Vormaterials ändert. Vielleicht in einer zweiten Spalte daneben die wichtigsten Hinweise zu den Maschinenparametern.

Bei Interesse können Sie sich eine Word-Vorlage (Arbeitsanweisung Muster Word) für die standardisierte Erstellung von Arbeitsanweisungen herunterladen. Diese Vorlage habe ich im Zuge eines großen Projektes entwickelt und angewendet.

NEU: Arbeitsanweisungen mit Video in Powerpoint erstellen. Das Innovative daran: Laden Sie den Film nur einmal und zeigen Sie auf jeder Folie einen anderen Ablaufabschnitt. Super easy. Mehr Infos in diesem Video.

Der Blogbeitrag ist auch als Audiobeitrag verfügbar:

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