Ziel: Wertschöpfung steigern

Viele Unternehmen haben in ihrer Produktionsorganisation ein erhebliches Verbesserungspotential. Mit Wertstromanalysen kann dieses Verbesserungspotential aufgezeigt und erschlossen werden. Denn Sie können Ihre Durchlaufzeiten mit Wertstromanalysen drastisch reduzieren und die Wertschöpfung deutlich steigern.

Warum sollten Sie sich die Durchlaufzeiten ansehen? Kurze Durchlaufzeiten bedeuten: schnelle Lieferzeiten, flexible Produktion, niedrige Zwischenlagerbestände, mehr Platz, eine höhere Produktivität und unter dem Strich mehr Geld in der Kasse. Trotzdem scheuen sich insbesondere kleine und mittlere Unternehmen, eine Wertstromanalyse durchzuführen. Fehlende Kapazitäten und Qualifikationen sind die größten Hindernisse beim Einsatz der Wertstrommethode. Außerdem bestehen Einsatzprobleme insbesondere bei hoher Typen- und Variantenvielfalt sowie bei Einzel- und Kleinserienfertigung.

Mit diesem Blogartikel möchte ich Ihnen die 7 Schritte bei der Durchführung einer Wertstromanalyse zeigen, praktische Tipps geben und so die Angst vor diesem sehr wirksamen Lean-Tool nehmen. Sie können sich außerdem zu meinem kostenlosen Webseminar Wertstromanalyse anmelden. Hier zeige ich Ihnen den Ablauf einer Wertstromanalyse und wie Sie die Durchlaufzeiten drastisch reduzieren.

Eine Studie des Fraunhofer-Institutes hat die Erfolge nachgewiesen, die mit Wertstromanalyse in den verschiedensten Unternehmen erreicht wurden und gibt klare Empfehlungen für den Einsatz dieser Lean-Methode.

Mit der Wertstromanalyse die Durchlaufzeiten drastisch reduzieren

Wertstromanalysen sind DAS Mittel der Wahl, wollen Sie

• Ihre Kunden schneller und flexibler beliefern
• Engpässe erkennen und beseitigen
• Verschwendung minimieren oder eliminieren
• Bestände senken
• die Produktivität steigern

Der große Vorteil der Wertstromanalyse ist die ganzheitliche Betrachtung der Prozesse. Wertstromanalysen sind insbesondere für Unternehmen mit Serienproduktion geeignet. Wenn Sie noch nie eine Wertstromanalyse durchgeführt haben, wundern Sie sich nicht, wenn Sie Ihre Durchlaufzeiten halbieren – das ist ein durchaus „normales“ Ergebnis, denn immerhin 11% der Unternehmen schaffen das. Das Fraunhofer-Institut hat in einer Studie nachgewiesen, dass ca. 50% der Unternehmen Durchlaufzeitverkürzungen zwischen 11% und 30% erreichen und fast 25% der Unternehmen erreichen sogar mehr als 30%.

Was ist eine Wertstromanalyse?

Mit einer Wertstromanalyse verfolgen Sie den Fluss Ihres Materials und der Informationen durch das Unternehmen – also den Weg Ihrer Produkte vom Rohmaterial bis zum fertigen Erzeugnis mit der dazugehörenden Kommunikation. Dabei erfassen Sie an den einzelnen Stationen die Bearbeitungszeiten, Liegezeiten und Materialbestände. Außerdem werden Informationen zur Art der Materialversorgung und zur Kommunikation notiert. Die Besonderheit: Die Wertstromanalyse wird im Fertigwarenlager gestartet und endet im Wareneingangslager. Sie „schwimmen“ also gegen den Strom. Das ist Absicht, denn so können Sie die Perspektive des Kunden einnehmen: Wie wird der jeweilige Arbeitsplatz von der Vorstufe versorgt? Bekommt der Mitarbeiter alles in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt, um seinen Job gut erledigen zu können? Mit dieser Betrachtungsweise wird gewährleistet, dass der Kunde (nachfolgender Prozess) mit seinen Anforderungen immer Ausgangspunkt der Betrachtungen ist und die Optimierung auf seine Bedürfnisse ausgerichtet ist.

Das Ziel einer Wertstromanalyse ist die Verkürzung der Durchlaufzeit durch Eliminierung (oder wenigstens Minimierung) der Verschwendung. Als Verschwendung wird dabei alles das betrachtet, was nicht wertschöpfend ist. Häufig liegen in Unternehmen die wertschöpfenden Anteile nur bei 20 bis 25%, oftmals sogar noch darunter.

Die 7 (+2) Arten der Verschwendung

Im Lean Management wird dabei zwischen wertschöpfenden und teilweise wertschöpfenden Tätigkeiten sowie Verschwendung unterschieden. Wertschöpfende Tätigkeiten sind die, für die unsere Kunden bereit sind zu bezahlen – also die Veränderungen am Produkt hin zum fertigen, verkaufsfähigen Erzeugnis. Teilweise wertschöpfend sind unterstützenden Tätigkeiten wie Einspannen oder Ausspannen, notwendiger Materialtransport oder die Qualitätsprüfung. Pure Verschwendung sind Transport, Bestände, überflüssige Bewegungen, Wartezeiten, Überproduktion, veraltete Technologien und natürlich Ausschuss und Nacharbeit. In jüngerer Zeit zählen außerdem die nicht genutzte Kreativität und nichtergonomische Arbeitsplätze zu den Verschwendungsarten.

Mit der Wertstromanalyse möchte man dieser Verschwendung auf die Schliche kommen und sie letztendlich beseitigen. Die Effekte einer Wertstromanalyse sind in der Regel dreifach: Steigerung der Produktivität, Senkung der Materialbestände (und damit mehr freies Kapital) und eine deutliche Beschleunigung der Durchlaufzeit, was wiederum mehr Flexibilität und zufriedene Kunden bedeutet.

Mit der Wertstromanalyse werden nicht nur punktuelle Verbesserungen in einzelnen Abteilungen erreicht, sondern der gesamte Fertigungsprozess wird optimiert, insbesondere das Zusammenspiel aller Prozessschritte. Es findet eine ganzheitliche Betrachtung des Wertstroms von „Rampe zu Rampe“ statt.

Das können Sie mit Wertstromanalysen erreichen:

• Ganzheitliche Optimierung der Prozesse
• Verringerung der Durchlaufzeit und damit Erhöhung der Flexibilität
• Verringerung der Bestände und damit des gebundenen Kapitals
• Verbesserung der Qualität
• Erhöhung der Liefertreue
• Steigerung der Produktivität
• Verbesserung des Materialflusses
• Aufzeigen des Zusammenhangs zwischen Informations- und Materialfluss

Ablauf der Wertstromanalyse in 7 Schritten

Für die eigentliche Wertstromanalyse muss man in der Regel 3 bis 5 Tage einplanen. Danach wird – je nach Umfang – ein längerer Zeitraum für die Umsetzung der Maßnahmen und das Training neuer Verhaltensweisen benötigt.

Wie bei allen Lean-Methoden ist der Ablauf einer Wertstromanalyse standardisiert. Dazu gehören folgende 7 Schritte:

1. Wertstrommanager festlegen (die Person, die die Analyse leitet und später die notwendigen Veränderungen funktions- und abteilungsübergreifend umsetzt)
2. Wertstromanalyse organisatorisch vorbereiten (Projektteam, Beschaffung Raum, Moderationszubehör, Wertstromsymbole, notwendige Formulare und Technik)
3. Produktfamilie festlegen, die während der Wertstromanalyse untersucht wird
4. Wertstromanalyse durchführen (Erfassung des Ist-Zustandes, grafische Aufbereitung, Berechnung der Kennzahlen, Verschwendung kennzeichnen)
5. Sollzustand definieren (Vision entwickeln, Lösungen und Ideen finden, Soll-Zustand skizzieren, Teilschritte festlegen, Maßnahmen festlegen – Termine, Meilensteine, Verantwortliche)
6. Maßnahmen umsetzen, Projektmanagement
7. Kontrollieren und Steuern der Umsetzung, Trainieren neuer Verhaltensweisen, Standardisieren der neuen Abläufe, ggf. Gegenmaßnahmen ergreifen

Das sollten Sie bei den einzelnen Schritten einer Wertstromanalyse beachten

Wertstrommanager

Der Wertstrommanager sollte ein erfahrener und anerkannter Mitarbeiter sein. Seine Aufgabe ist es den Überblick über den gesamten Wertstrom der ausgewählten Produktfamilie zu behalten, die Umsetzung der festgelegten Maßnahmen abteilungs- und funktionsübergreifend zu steuern und die Ergebnisse an die Geschäftsleitung zu kommunizieren. Deshalb muss diese Person sowohl praxis- als auch ergebnisorientiert sein.

Wertstromanalyse vorbereiten

Neben der organisatorischen Vorbereitung ist auch die Kommunikation mit den Mitarbeitern ein wichtiger Erfolgsfaktor. Organisieren Sie für die Schichten ein Kick-Off-Meeting, in dem Sie das Vorhaben erläutern und die Fragen der Mitarbeiter beantworten. Insbesondere Zeitmessungen werden immer kritisch gesehen. Denken Sie daran, den Betriebsrat rechtzeitig zu informieren. Da es hier nicht um Entlohnungsfragen geht, sind Wertstromanalysen nicht mitbestimmungspflichtig. Der Betriebsrat hat jedoch das Recht auf Information.

Achten Sie bei der Zusammensetzung des Projektteams auf eine interdisziplinäre Zusammensetzung. Also beziehen Sie in das Wertstromprojekt nicht nur Spezialisten aus der Produktion und der Arbeitsvorbereitung ein, sondern auch Einkäufer und Vertriebsmitarbeiter.

Produktfamilie

Bei der Wertstromanalyse wird der Durchlauf einer Produktfamilie durch das Unternehmen analysiert. Zu einer Produktfamilie gehören Produkte, die eine Ähnlichkeit in der Abfolge der Bearbeitungsschritte und dabei ähnliche Zykluszeiten in der Bearbeitung haben. Diese Zykluszeiten sollten untereinander um nicht mehr als 30% abweichen (Universität Hannover – Institut für Fabrikanlagen und Logistik; Prof. Dr.-Ing. habil. Peter Nyhuis). Produktfamilien können entweder mit einer Produktfamilien-Matrix oder mit einer ABC-Analyse (Stichwort Pareto) ermittelt werden. Generell sollte man sich auf die Produkte mit der größten Menge bzw. dem höchsten Arbeitsaufwand (Kosten) konzentrieren, da hier die Einsparpotentiale am größten sind.

Erfassung des Ist-Zustandes und Kundentakt

Nach den vorbereitenden Arbeiten können Sie mit der eigentlichen Wertstromanalyse beginnen. Dabei beginnen Sie im Fertigwarenlager und arbeiten sich gegen den Strom bis zum Wareneingangslager vor. Die Prozesse werden mit standardisierten Symbolen auf einem großen Blatt Papier (Brownpaper) visualisiert. Sie stellen sowohl den Material- als auch den Informationsfluss dar. Eine wichtige Frage dabei ist immer: „Was genau will der Kunde haben?“ Mit Kunde sind dabei sowohl die externen als auch die internen Kunden gemeint. Im Unternehmen ist jede Abteilung, jeder Arbeitsplatz der Kunde der vorgelagerten Abteilung bzw. des vorgelagerten Arbeitsplatzes.

Bild Quelle: sixsigmablackbelt.de

Hier sind ein paar allgemeine Tipps für die Aufnahme der IST-Map:

• Informieren Sie die Betroffenen der beteiligten Bereiche (Kick-Off Meeting)
• Lassen Sie sich durch fachkundiges Personal vom Shopfloor unterstützen und begleiten
• Erheben Sie Ihre Daten grundsätzlich selbst (Es gilt der Grundsatz: „Prüfe immer die Daten Anderer!“)
• Erstellen Sie die Ist-Map von Hand mit Bleistift vor Ort (am besten auf einem DIN-A3 Papier)
• Nehmen Sie den Wertstrom vom Versand flussaufwärts zum Wareneingang auf
• Notieren Sie Verbesserungsideen sofort auf der Map an dem zugehörenden Ort
• Planen Sie genügend Zeit für die IST-Aufnahme ein

Nach der Erfassung des Ist-Zustandes erfolgt die Berechnung der Durchlaufzeiten. Die Durchlaufzeit ist die Summe aller Produktions-, Warte- und Liegezeiten und umfasst damit also die komplette Zeit für den Durchlauf eines Produktes vom Wareneingang bis zum Warenausgang.

Die tatsächliche Durchlaufzeit wird mit der Soll-Prozesszeit aufgrund des Kundentaktes (=verfügbare Betriebszeit/Kundenbedarf) abgeglichen.

Eine ausführliche Erläuterung und Beispiele zur Berechnung der Durchlaufzeiten und des Kundentaktes gebe ich in meinem kostenlosen Webseminar Wertstromanalyse. Melden Sie sich am besten gleich an!

Sollzustand definieren und Maßnahmenplan

Entwickeln Sie zunächst eine Vision Ihres Sollzustandes. Lösen Sie sich dabei gedanklich von den aktuellen Gegebenheiten und „denken Sie groß“! Formulieren Sie aggressive Ziele und schaffen Sie Platz für innovative Ideen.

Während des Rundgangs haben Sie bereits erste Ideen zur Verbesserung der Abläufe notiert. Gehen Sie jetzt noch einmal systematisch durch den Prozess. Welche Möglichkeiten gibt es, die Durchlaufzeiten zu reduzieren? Wo haben Sie Verschwendung erkannt?

Unterteilen Sie die Maßnahmen in Sofortmaßnahmen, die schnell umzusetzen sind (Quick Wins) und Maßnahmen, die aufwändiger in der Umsetzung sind (ggf. auch mit einer Investitionsentscheidung). Legen Sie im Maßnahmenplan unbedingt Termine und Verantwortlichkeiten (nur 1 Person!) fest. Größere Maßnahmen unterteilen Sie am besten in Teilschritte.

Maßnahmen umsetzen

Die Steuerung der Umsetzung der Maßnahmen obliegt dem Wertstrommanager. Dass hier professionelles Projektmanagement zum Einsatz kommt, versteht sich von selbst. Veröffentlichen Sie den Stand der Umsetzung der Maßnahmen am Visual Board und kommunizieren Sie insbesondere Probleme regelmäßig mit den Mitarbeitern.

Umsetzung kontrollieren und neue Verhaltensweisen trainieren

Diesen Punkt sollten Sie keinesfalls unterschätzen. Die geplanten Veränderungen im Ablauf müssen sauber über alle Schichten kommuniziert und begründet werden. Nur wenn die Mitarbeiter verstehen, warum sie ihr Verhalten ändern sollen bzw. warum Abläufe jetzt anders organisiert werden, werden sie sich an der Umsetzung aktiv beteiligen. Visualisieren Sie die Erfolge! Falls die Umstellungen komplexer sind, trainieren Sie die neuen Abläufe und begleiten Sie die Schichten in den ersten Tagen.

Erfolgsfaktoren für die Wertstromanalyse

Das Fraunhofer-Institut hat in seiner Studie eine Reihe von Erfolgsfaktoren für die Wertstromanalyse ausgemacht. So erzielen Unternehmen, die folgende Regeln beachten, besonders gute Ergebnisse:

• Einsatz von Wertstromexperten und internen Prozessberatern bzw. externe Unterstützung. (Hier ist mit zunehmender Anzahl von Wertstromprojekten aber auch eine deutliche Lernkurve erkennbar.)
• Erfolgreiche Projekte werden häufig von der Produktion geleitet
• Interdisziplinäre Projektteams sind besonders erfolgreich

Fazit: Mit der Wertstromanalyse die Durchlaufzeiten drastisch reduzieren

Die Wertstromanalyse ist ein hervorragendes Analysewerkzeug. Mit ihr wird die Verschwendung systematisch und ganzheitlich aufgedeckt. Das ist die Voraussetzung für die Umsetzung von Maßnahmen, mit denen die Durchlaufzeiten drastisch reduziert werden können. Größtes Hindernis bei der Umsetzung von Wertstromanalysen ist die fehlende Qualifikation und Kapazität der Mitarbeiter. In meinem kostenlosen Webseminar Wertstromanalyse stelle ich Ihnen mein Tutorial Wertstromanalyse vor, mit dem Sie auch ohne Erfahrung Ihre erste Wertstromanalyse erfolgreich meistern.

Haben Sie Erfahrungen mit Wertstromanalysen? Welche Ergebnisse haben Sie erreicht? Welche Tipps können Sie geben? Ich freue mich auf Ihre Kommentare!