Wie aufwändig sind Zeitaufnahmen?

In einem Projekt habe ich bei einem Automobilzulieferer Zeitaufnahmen durchgeführt. In diesem Blogartikel zeige ich: Wie aufwändig ist die Vorbereitung und Auswertung von Zeitaufnahmen? In welchem Verhältnis steht die Aufnahmezeit zur Auswertungszeit? Was ist bei der Auswertung alles zu tun?

Wenn man als Berater oder Dienstleister ein Angebot kalkuliert, steht man immer vor der Frage, wie viel Vorbereitungs- und Auswertungszeit man ansetzen sollte. Dahinter steckt auch das Kalkül, wie viel der Kunde bereit ist zu bezahlen für den scheinbar unproduktiven Aufwand. Dass mit der sorgfältigen Vorbereitung und Nachbereitung der Daten die ganze Zeitaufnahme erst brauchbar und verwendungsfähig wird, wird im Bemühen des Kostensparens gern übersehen.

Wie war meine Ausgangssituation im damaligen Projekt? Der Auftrag war ein „Feuerwehrauftrag“. Der Kunde hatte Druck und brauchte sofort und innerhalb von 3 Tagen so viele Zeitaufnahmen wie möglich. Es ging um die Zeitmessung in der Nachbearbeitung von lackierten Teilen.

Das Besondere in der Situation

Das Problem war, dass

1. die zu messenden Teile nur in einem kurzen Zeitfenster zur Verfügung standen und
2. die Dauer der Nachbearbeitung und damit auch die Dauer der Zeitaufnahmen vollkommen unvorhersehbar waren.
3. Außerdem waren die Abläufe teilweise sehr kurzzyklisch und deshalb mussten die Studien gut vorbereitet sein.

Mein Ansprechpartner vor Ort koordinierte den Ablauf und „scheuchte“ mich von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz. So haben wir in den 3 Tagen 20 Aufnahmen machen können mit einer Dauer zwischen 20 und 60 Minuten. Wenn ich den Ablauf hätte selbst organisieren müssen, hätte ich nicht so viele Zeitaufnahmen geschafft – das ist Fakt. Die Aufgabenverteilung in der Organisation des Ablaufs muss also bei der Angebotskalkulation bereits klar sein. Nur bei reibungslosem Ablauf schafft man 7 bis 8 Zeitaufnahmen in einer Schicht.

Wie habe ich die Zeitaufnahmen vorbereitet?

Die grundsätzlichen Abläufe in der Nachbearbeitung kannte ich schon durch die Videoanalysen, die wenige Monate vorher gemacht haben. Gemeinsam mit dem Kunden haben wir einen Prozess gefilmt und ausgewertet. Dabei war es wichtig, ein gemeinsames Verständnis der notwendigen Messpunkte zu definieren und gleichzeitig auch die richtigen Fachbegriffe für die einzelnen Tätigkeiten zu verwenden. Für die Muster-Videoanalyse haben wir inklusive aller Abstimmungen und Auswertungen 3 Tage benötigt.

Die Videoanalysen habe ich mit der TimeStudy-Videoanalyse durchgeführt. Die Zeitaufnahmen habe ich ebenfalls mit der TimeStudy-Software (Basismodul) und einen Surface-Tablet gemacht.

Aus dieser Videoanalyse haben wir zur Projektvorbereitung gemeinsam einen Ablaufartenkatalog festgelegt, der jetzt bei den Zeitaufnahmen sehr hilfreich war, weil ich dadurch bei jeder Studie nur eine extrem kurze Vorbereitungszeit brauchte: Ich konnte die Ablaufabschnitte per Fingertipp in meine Studien laden und hatte die Studie in kürzester Zeit einsatzbereit. Das war notwendig, denn die Abläufe waren teilweise sehr kurzzyklisch und für Notizen und Korrekturen blieb so gut wie keine Zeit.

Die Auftragspapiere und die Produkte habe ich jeweils mit dem Smartphone fotografiert – so konnte ich die Detaildaten später den Studien zuordnen und habe vor Ort keine Zeit mit dem Übertragen der Daten in die Studie verloren.

Im Büro habe ich mir als erstes eine Checkliste für die Auswertung angefertigt:

Checkliste Auswertung Zeitaufnahmen

1. Projektdaten vervollständigen

• Check Beschreibung Arbeitsaufgabe und Artikel
• Check Name Zeitnehmer
• Foto einfügen
• Rote Buttons klicken (Aufnahmezeit von – bis auslesen)
• Mengen angeben (gesichtet, Nacharbeit, Ausschuss)

2. Zeitaufnahme

• Check Rechtschreibung der Ablaufabschnitte
• Check Zeitartenzuordnung
• Übertragung der Zeitdatentabelle in eine Excel-Hilfsdatei
• Check Ablauf-Logik, Korrektur Fehler in Zuordnung des Ablaufabschnitts (Fehlklicks)
• Check Ausreißer und „Zyklus verwenden“
• Check Zyklusnummern
• Check Mengen und Mengenbilanz
• Check Objektzuordnung (Fehlerstellen)

3. Datenexport

• Datenexport in Vorlage (Daten, Kopfdaten, Grafik)
• Plausiprüfung
• Kalkulation der Stückzeit

4. Datei speichern

• Dateinamen an festgelegte Regel anpassen
• Dateiablage

An dieser Liste ist schon zu erkennen, dass zur Auswertung – selbst wenn man mit einem elektronischen Zeitaufnahmesystem arbeitet – doch eine ganze Reihe von Angaben und Checks gehört.

Das TimeStudy T1 Basismodul hat eine hervorragende Anbindung an MS Office. Die aufgenommenen Zeittabellen konnte ich mit Copy & Paste nach Excel kopieren und dort checken: In Excel hat man durch die Filter-, Farb- und Pivotfunktionen umfangreiche Möglichkeiten, die Zahlen zu prüfen.

Nach Abschluss der Korrekturen und Ergänzungen konnte ich die Studien aus dem Basismodul in das für unsere Projekt vorgefertigte Excel-Template für die Stückzeit-Kalkulation exportieren.

Zusammenfassung

Wie aufwändig ist die Auswertung von Zeitaufnahmen? Alles in allem habe ich für die komplette Auswertung der 20 Studien 3,5 Tage für die Auswertung benötigt. Für die Kalkulation eines Angebotes kann ich unter diesen Umständen sagen, dass man Durchführung und Auswertung mit 1:1 bis 1:1,2 ansetzen muss. Wichtig ist zu beachten, dass es sich um zyklische Zeitaufnahmen handelt. Bei Ablaufanalysen dürfte das Verhältnis etwas günstiger sein, da hier in aller Regel keine Mengenbilanz erstellt werden muss. Zum Aufwand gehört neben der Auswertung aber auch die Vorbereitung (Kennenlernen der Abläufe, Festlegen der Ablaufabschnitte, Aufstellen einer Kalkulationstabelle), die in meinem Fall durch die Videoanalysen schon „erledigt“ war und immerhin ebenfalls 3 Tage gedauert hat.

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P.S.

Als ich im Unternehmen war, habe ich dem Kunden gesagt, dass ich zwei Tage für die Auswertung brauchen werde. Ich dachte auch wirklich, ich schaffe das in der Zeit. Aber da ich während der Zeit beim Kunden überhaupt nicht dazu gekommen bin, wenigstens schon ein bisschen aufzuarbeiten, habe ich die 3,5 Tage benötigt. Der Kunde hat das zusätzliche Tagewerk abgelehnt und gemeint, er wundere sich, dass ich so lange gebraucht habe – ich hätte doch mit einem Tablet gearbeitet…

Lesson learned!