Der folgende Artikel ist ein Gastbeitrag von Meike Kranz, Expertin für Büroorganisation. Sie beschäftigt sich hier mit der Frage, wie Sie ein Projekt erfolgreich starten und damit den Grundstein für ein effizientes Projektmanagment legen.

Sie sollen die Prozesse in Ihrer Abteilung verbessern und sind daher zum Projektleiter ernannt worden? Herzlichen Glückwunsch!

Die erste Euphorie ist vergangen und Sie wissen nicht, wie Sie starten sollen? Mein Tipp: beschränken Sie sich auf die wesentlichen Elemente.

Sie könnten sich natürlich auch erstmal damit beschäftigen, Projektmanagementtechniken zu erlernen, diese dann auf Ihr Unternehmen anzupassen, Handbücher zu schreiben und Vorlagen zu erstellen. Das ist sinnvoll und trägt dazu bei, dass Ihr Projekt professionell abgewickelt wird und wahrscheinlich wird es auch erfolgreich abgeschlossen. Allerdings können Sie dann erst in etwa 2 Jahren mit dem eigentlichen Projekt starten. Das hat Ihr Auftraggeber sicherlich nicht so gemeint.

Daher möchte ich Ihnen in diesem Artikel vorstellen, wie Sie schnell starten, aber dennoch ein paar wichtige Methoden einsetzen können.

Wie Sie ein Projekt erfolgreich starten

„Sage mir, wie ein Projekt beginnt und ich sage Dir, wie es enden wird.“ Unbekannt

Das aus meiner Sicht wichtigste Element haben wir gleich zu Beginn: Den Projektstart.

Außerordentlich wichtig zum Projektbeginn ist die Festlegung der Projektziele. Die Zeit, die Sie für die Formulierung der Projektziele investieren, zahlt sich später doppelt aus. Wenn die Ziele nicht klar sind, werden Sie in den weiteren Projektphasen immer wieder Probleme bekommen. Außerdem wird es Ihnen schwer fallen den Zeitpunkt zu finden, wann das Projekt beendet ist, weil nicht klar ist, ob alle Ziele erreicht wurden.

Ziele können gut in drei Kategorien unterschieden werden:

• Wirtschaftliche Ziele (z.B. „Durch die Optimierung der Einkaufsprozesse sollen die Lagerhaltungskosten bis zum 31.12.2017 um 30% gesenkt werden.“)
• Funktionelle Ziele (z.B. „Die optimierten Einkaufsprozesse sollen in unserem ERP-System abgebildet werden.“)
• Soziale Ziele (z.B. „Durch die optimierten Einkaufsprozesse soll der Stress bei den Mitarbeitern durch die Reduzierung des Termindrucks vermindert werden.“)

Mein Tipp: klären Sie die Projektziele mit Ihrem Auftraggeber und bewerten Sie sie nach Ihrer Wichtigkeit.

Der Projektauftrag

Wie haben Sie die Aufgabe, die Prozesse in der Ihrer Abteilung zu verbessern, von Ihrem Chef erhalten? Meiner Erfahrung nach gibt es ein kurzes Gespräch zwischen dem Abteilungsleiter und dem Mitarbeiter, wo ein paar Punkte geklärt werden. Aber im Grundsatz heißt der Auftrag: „Machen Sie mal!“.

Wenn Sie dann an Ihren Schreibtisch zurückkehren sind Sie nicht viel schlauer als vorher. Besser wäre es, einen Projektauftrag zu formulieren. Dadurch erhalten Sie mehr Sicherheit, was überhaupt von Ihnen erwartet wird und welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen.

Aber was gehört nun genau in einen Projektauftrag hinein? Die folgende Checkliste soll Ihnen eine Hilfestellung sein:

• Ausgangslage: Beschreibung der aktuellen Situation mit ihren Vor- und Nachteilen
• Probleme: Beschreibung der aus der Ausgangslage abgeleiteten Probleme und Folgen
• Grobe Lösungsidee: Beschreibung von ein paar groben Ideen, wie die Probleme behoben werden können
• Projektziele: Die gemeinsam erarbeiteten und bewerteten Ziele
• Budget: Angabe der voraussichtlich entstehenden Kosten bei der Realisierung des Projektes
• Ressourcen: Einschätzung des Zeitaufwandes bei allen beteiligten Abteilungen
• Grober Zeitplan: Projektstart und geplantes Projektende mit Meilensteinen

Nutzen Sie die Projekt-Vorlagen in PowerPoint

Den Projektauftrag können Sie in einem Word-Dokument niederschreiben, oder auch als PowerPoint-Präsentation zusammenstellen. Dabei ist es nicht wichtig, ob Sie den Projektauftrag tatsächlich präsentieren. Sie können auch die Präsentation als Datei zur Verfügung stellen. Diese Form wird von vielen Menschen bevorzugt, weil auf den Präsentationsfolien die wesentlichen Inhalte aufgeführt werden. Das wird schneller und gerne gelesen. Für ausführliche Texte hat heute kaum noch jemand Zeit.

In PowerPoint gibt es einige Vorlagen, die Ihnen die Erstellung einer solchen Präsentation vereinfachen. Öffnen Sie dafür PowerPoint und klicken auf den Reiter „Datei“ und dann auf „Neu“. Geben Sie dann im Suchfeld das Wort „Projekt“ ein. Sie bekommen nun eine Reihe an verschiedenen Vorlagen aufgelistet. Ich empfehle Ihnen für den Projektauftrag die Vorlage „Präsentation Projektüberblick“ zu nehmen. Die Seiten sind schlicht gestaltet und es gibt bereits einige Überschriften, die Ihnen eine Struktur vorgeben.

Was sind die nächsten Schritte?

Wenn Ihr Projektauftrag formuliert und abgesegnet ist, geht es erst so richtig los. Es gibt einiges für Sie zu tun. Diese Methoden jetzt zu beschreiben, würde diesen Rahmen sprengen. Daher gebe ich Ihnen nur einen kurzen Ausblick:

• Auftaktveranstaltung für die Projektmitglieder
• Projektplanung
• Risikoanalyse
• Regelmäßige Projektmeetings
• Projektcontrolling
• Statusberichte
• Umsetzungsphase
• Projektabschluss

Zu einigen dieser Phasen finden Sie in Word, Excel und PowerPoint geeignete Vorlagen. So müssen Sie das Rad nicht neu erfinden. Außerdem kann Sie mein „Praxisleitfaden Projektmanagement“ mit 28 Vorlagen und Checklisten dabei unterstützen, Ihr Projekt erfolgreich zu starten.

Viel Erfolg bei der Umsetzung meiner Tipps und der Verbesserung Ihrer Prozesse wünscht Ihnen

Meike Kranz

Über die Autorin:

Meike Kranz ist Expertin für Büroorganisation und hat schon vielen Sachbearbeitern und Führungskräften dabei geholfen Ihren Arbeitsplatz so zu strukturieren, dass sie produktiver sind und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben.

Kontakt: Meike Kranz, 123effizientdabei

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