Mit diesem standardisierten Vorgehen gelingt jedes 6S-Projekt

6S (oder 5S) ist eine Lean-Methode. Die Lean-Methoden haben den Vorteil, dass sie (meistens) stark standardisiert oder standardisierbar sind. Das trifft auch für die 6S-Methode zu. Wenn Sie ein 6S-Projekt erfolgreich umsetzen möchten, gehen Sie immer dieselben 5 Schritte. Die 5 Schritte in einem 6S-Projekt möchte ich in diesem Blogpost vorstellen. Damit bekommen Sie eine Anleitung in die Hand, wie Sie ein solches Projekt durchführen.

Kurze Einleitung: Was ist überhaupt 6S?

Die 6S stehen für

1. S – Sortieren
2. S – Säubern
3. S – Stelle hin
4. S – Sinn für Ordnung/Standardisierung
5. S – Selbstdisziplin
6. S – Sichere Umsetzung

Die Idee der Lean 6S-Methode ist einfach: An einem aufgeräumten Arbeitsplatz arbeitet es sich einfach besser. Was so simpel klingt, lässt sich in der Praxis aber nicht immer auch so einfach umsetzen. Gewachsene Strukturen, Glaubenssätze wie „Das haben wir schon immer so gemacht!“, Zeitmangel (keine Zeit zum Aufräumen!), ungeeignete Möblierung oder volle Lager erschweren den Start in ein aufgeräumtes Arbeitsleben. 6S ist also eine systematische Vorgehensweise, um Arbeitsplätze sauber, sicher, ergonomisch und effizient zu gestalten. Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz sind die Voraussetzung für fehlerfreies, produktives Arbeiten und ein häufig unterschätzter Motivationsfaktor für die Mitarbeiter.

1. Schritt. 6S-Projektplanung und -vorbereitung

Zur Projektplanung und -vorbereitung gehören folgende Arbeitspakete:

• Commitment der Führungskräfte: „Wir sind Dienstleister für unsere Mitarbeiter – wir wollen dieses Projekt!“
• Bestimmung des Pilotbereiches für das 6S-Projekt
• Festlegung des Zeitrahmen des Projektes (Pilotbereich: ca. 3 Monate)
• Planung und Freigabe der personellen und materiellen Ressourcen
• Bestimmung des 6S-Verantwortlichen (Kümmerer)

Das Commitment der Führungskräfte, die bewusste Aussage „Ja, wir wollen das 6S-Projekt und wir unterstützen unsere Mitarbeiter!“ ist die wichtigste Grundlage für ein erfolgreiches Projekt. Die Mitarbeiter brauchen gerade in der Anlaufphase Rückendeckung. Sie brauchen zum Aufräumen und Aussortieren Zeit – das können sie nicht eben nebenbei zum eigentlichen Job machen.

Es ist sinnvoll, das 6S-Projekt in einem Pilotbereich zu starten. Hier kann man erste Erfahrungen sammeln und Dinge ausprobieren. Dafür sollten etwa 3 Monate eingeplant werden. Danach kann die 6S-Philosophie schrittweise auf das ganze Unternehmen ausgeweitet werden.

Der Geschäftsleitung muss auch klar sein, dass dieses Konzept nicht zum Nulltarif zu haben ist. Es muss ein 6S-Verantwortlicher bzw. eine 6S-Verantwortliche („Kümmerer“) benannt werden. Diese Person sollte im ersten Jahr 100% ihrer Arbeitszeit für das 6S-Projekt nutzen dürfen (und müssen). Später kann dieser Zeitanteil vielleicht reduziert werden und der Kümmerer kann dann wieder an anderen Aufgaben mitarbeiten. Es empfiehlt sich, hier eine/n erfahrene/n Mitarbeiter/in einzusetzen – vielleicht eine Person, für die körperliche Arbeit schon zu anstrengend ist, deren Wissen für das Unternehmen aber Gold wert ist.

Neben den personellen Ressourcen müssen auch materielle Ressourcen eingeplant und freigegeben werden. Wieviel tatsächlich, wird das erste Audit zeigen. Die Gelder werden benötigt für farbliche Markierungen und Beschriftungen, möglicherweise für neue Arbeitstische, Regale, Werkzeugwagen, für Reparaturen und schon lang aufgeschobene Instandhaltungsarbeiten. Da kann einiges zusammen kommen.

2. Schritt: Schulung der Meister, Vorarbeiter und Mitarbeiter

Zur Schulung gehören folgende Arbeitspakete:

• Schulung der Meister, Vorarbeiter und Mitarbeiter
• Selbstaudit der Arbeitsplätze
• Terminvereinbarung zum Start des Aufräumens

Bevor es an das eigentliche Aufräumen geht, müssen alle Mitarbeiter „abgeholt“ werden. Sie müssen verstehen, dass das 6S-Projekt keine einmalige Aktion ist und der Schlendrian danach wieder so weitergeht wie bisher, sondern dass ein Kulturwechsel stattfindet. Dazu müssen alle – wirklich alle (!) Mitarbeiter an einer entsprechenden Schulung teilnehmen. Die Schulung dient dazu, den Mitarbeitern die 6S-Methode zu vermitteln und sie verstehen zu lassen, warum die Änderungen stattfinden.

Jede Schulung wird mit einem Selbstaudit abgeschlossen: Die Mitarbeiter laufen mit der „6S-Brille“ durch ihren Bereich und beantworten die Fragen des Selbst-Audit-Fragebogens. Damit erkennen sie selbst die Notwendigkeit der Änderung und sehen bereits die ersten Schwerpunkte der Aufräumaktion. Im Anschluss an das Selbstaudit werden sofort die Aufräumtermine vereinbart – und zwar kurzfristig.

3. Schritt: Projektdurchführung, Umsetzung von 6S

Zur Umsetzung gehören folgende Arbeitspakete:

• Aufräumen, Aussortieren, Stellflächen definieren, Markieren, Beschriften
• Entwickeln eines Auditplans
• Messbarkeit der Ergebnisse – Kennzahlen festlegen und verfolgen
• Optimierung des Reinigungsplanes
• neues Materialkonzept

Der dritte Schritt ist das Herzstück des 6S-Projektes. Hier werden die Veränderungen am schnellsten und deutlichsten sichtbar. Es macht Spaß, wenn man sieht, dass es voran geht. Das Aufräumen und die neue Ordnung, die gemeinsam mit den Mitarbeitern hergestellt wird, wirken sich positiv auf die Stimmung und die Motivation der aus. Endlich mehr Platz, endlich alles ordentlich und sauber!
Damit das so bleibt, ist ein neuer, optimierter Reinigungsplan erforderlich – am besten rollierend, so dass jede Schicht mal für einen anderen Hallenbereich zuständig ist.

Notwendig ist in dieser Phase möglicherweise auch ein neues Materialkonzept, um Platz zu schaffen und Suchzeiten zu reduzieren. Der Kümmerer legt den neuen monatlichen Auditplan fest, damit der Schwung der ersten Tage nicht im Sande verläuft. Last but not least muss man sich auch Gedanken um geeignete Kennzahlen machen, die den 6S-Erfolg sichtbar und vor allem messbar machen: Fehlerquoten, Arbeitsunfälle, Produktivität, Flächenverbrauch, Materialbestände – um nur einige zu nennen.

4. Schritt: Projektcontrolling einrichten

Zum Projektcontrolling gehören folgende Arbeitspakete:

• Visualisierung: Entwickeln eines 6S Boards mit Kennzahlen
• Grafik zum Nachweis, wie sich 6S im Betrieb entwickelt
• Maßnahmenplan und Kontrolle der Umsetzung
• Einhaltung der 6S-Regeln überwachen
• monatliche Audits
• regelmäßige Pflege der Kennzahlen

Als Treffpunkt für den Schichtwechsel oder für kurze Meetings zum Update des Projektstandes ist das 6S-Board hervorragend geeignet. Dies kann eine magnetische Pinnwand sein, an der der aktuelle Projektstand veröffentlicht und gepflegt wird – der Stand der Umsetzung der Maßnahmen, die Ergebnisse der monatlichen Audits, der Reinigungsplan, die ausgewählten Kennzahlen usw.

An den monatlichen Audits müssen Führungskräfte teilnehmen: Produktionsleiter, Meister, Vorabeiter und Kümmerer. Wenn der Werkleiter oder die Werkleiterin daran gelegentlich teilnehmen, unterstreicht das die Bedeutung des Projektes.

Dass die veröffentlichten Kennzahlen regelmäßig aktualisiert werden, versteht sich von selbst.

Einladung zum kostenlosen 6S-Webseminar – hier anmelden!

5. Schritt: Sicherung der Nachhaltigkeit des 6S-Projektes

Zur Sicherung der Nachhaltigkeit gehören folgende Arbeitspakete:

• Schulung neuer Mitarbeiter bzgl. Lean und 6S
• Jährliche Auffrischungsseminare/ Workshops
• Überwachung der Einhaltung der Grundsätze zur Sicherung der Nachhaltigkeit durch die Führungskräfte

Die Sicherung der Nachhaltigkeit des 6S-Projektes dürfte der anstrengendste Projektteil sein – die Mühen der Ebenen sozusagen. Damit das Projekt nicht wieder einschläft, müssen neue Mitarbeiter geschult werden. Für die „alten Hasen“ sind mindestens jährliche Auffrischungsschulungen und Selbstaudits erforderlich. Die Führungskräfte müssen den Projektstand zum regelmäßigen Thema machen – am besten im Rahmen ganzheitlicher Lean Assessments. Die Kümmerer brauchen permanente Unterstützung durch die Führungskräfte. Damit kann das 6S-Projekt nachhaltig etabliert werden. Der Erfolg wird sich in Kennzahlen wie steigender Produktivität, sinkenden Fehlerquoten und sinkendem Krankenstand, niedrigeren Kosten u.v.a.m. widerspiegeln und den Aufwand des Projektes mehr als rechtfertigen.

6S-Webseminar und Masterclass "6S-Projekt umsetzen"

1. Das Vorgehen unseres 6S-Projektes habe ich in meinem Konzept "Die 5 Schritte in einem 6S-Projekt" zusammengefasst, das ich Ihnen an dieser Stelle vorstellen möchte. Eine ausführliche Erläuterung des Konzeptes gibt es in meinem kostenlosen 6S-Webseminar "Wie starte ich ein 6S-Projekt und sorge für Nachhaltigkeit?", für das Sie sich hier anmelden können.

2. Die Masterclass "6S-Projekt durchführen" ist Teil meines neuen Gruppen-Coaching-Programms "Direkt zum Erfolg!" Die 6S-Masterclass startet immer quartalsweise und dauert drei Monate.

In dieser Zeit werde ich die Teilnehmer dabei persönlich begleiten und unterstützen, einen geeigneten Pilotbereich auszuwählen, die Schulungen zu organisieren und durchzuführen, die ersten Audits zu machen und dann mit dem großen Aufräumen zu beginnen.

Für jede Projektphase stelle ich die notwendigen Präsentationen und Unterlagen bereit. In wöchentlichen Gruppencalls bespreche ich mit den Teilnehmern die Ergebnisse und beantworte Fragen. Die Masterclass-Gruppen werden mit maximal 6 Teilnehmern besetzt sein, so dass ich auf jeden Teilnehmer individuell eingehen kann.

Mein Ziel und mein Anspruch ist es, dass Sie erfolgreich 6S in einem Pilotbereich initiieren und durchführen. Im Ergebnis werden Sie

• eine deutliche Produktivitätssteigerung haben
• weniger Ausschuss und Nacharbeit produzieren
• die Materialbestände deutlich senken
• mehr Platz und Bewegungsfreiheit schaffen
• zufriedene und motivierte Mitarbeiter haben, die gern zur Arbeit kommen
• neue Mitarbeiter deutlich schneller einarbeiten

Wenn Sie vorhaben, ein 6S-Projekt durchzuführen, dann haben Sie hier die perfekte Gelegenheit. Sie sparen sich teure Unternehmensberater und bekommen trotzdem das Know-How, das Sie für das 6S-Projekt benötigen. Mein Coaching hilft Ihnen am Ball zu bleiben und die richtigen Schritte zum richtigen Zeitpunkt zu machen. Die Gruppe ist auf 6 Teilnehmer beschränkt. Sie können sich hier auf die Warteliste setzen. Zum Start bekommen Sie dann rechtzeitig die Anmeldeinformationen und die Möglichkeit, sich einen Early-Bird-Rabatt zu sichern.

Sie haben keine Zeit? (Keine Zeit ist immer, wie mein Kollege Michael Löw zu sagen pflegt). Kennen Sie das Gleichnis von den Hühnern und dem Zaun?

Also: Wichtiges vor Dringendem! Schaffen Sie zuerst Ordnung, dann werden manche Probleme ganz wegfallen und für die anderen haben Sie mehr Zeit zur Verfügung. Setzen Sie sich deshalb jetzt sofort zum limitierten Gruppencoachingprogramm auf die Warteliste!

Zusammenfassung

Wenn Sie super in das kommende Jahr starten möchten, dann nutzen Sie jetzt den Rest des Jahres für die perfekte Vorbereitung. Initiieren Sie ein 6S-Projekt und sorgen Sie für Ordnung, Sauberkeit, Standardisierung, Selbstdisziplin und sichere Umsetzung. Nehmen Sie dazu Hilfe in Anspruch - Sie müssen das Rad nicht neu erfinden und können von meinem Know-How profitieren. Damit beschleunigen Sie die Umsetzung enorm und vermeiden außerdem Fehler.

Hier sind noch einmal die Links:

• 6S-Webseminar mit Blick in das 6S-Konzept
• Masterclass 6S Warteliste

Für Ihre Fragen stehe ich gern zur Verfügung. Ich freue mich auf Ihren Kommentar!

Fazit:

Wenn Sie ein 6S-Projekt erfolgreich umsetzen möchten, gehen Sie immer dieselben 5 Schritte: Projektplanung und -vorbereitung, Schulung der Mitarbeiter, Umsetzung des 6S-Projektes, Einrichtung des Projektcontrollings und die Sicherung der Nachhaltigkeit. Der Projekterfolg wird sich in Kennzahlen wie steigender Produktivität, sinkenden Fehlerquoten und sinkendem Krankenstand, niedrigeren Kosten u.v.a.m. widerspiegeln und den Aufwand des Projektes mehr als rechtfertigen.

Haben Sie auch Erfahrungen in einem 5S- oder 6S-Projekt gesammelt? Ich freue mich auf Ihre Kommentare!