VON HEIDE FISCHER

Die größten Fehler bei der Durchführung von Zeitaufnahmen

Was sind die 5 größten Fehler bei der Durchführung von Zeitaufnahmen?

Fehler Nr. 1: Keine Definition des Verwendungszwecks der Daten

Der Aufbau einer Zeitaufnahme wird vom Verwendungszweck der Daten bestimmt. Diese Frage unbeantwortet zu lassen ist der größte Fehler bei der Durchführung von Zeitaufnahmen. Bevor Sie eine Zeitaufnahme vorbereiten und durchführen, müssen Sie also die Frage beantworten: Wofür sollen die Zeitdaten verwendet werden?

• für die Entlohnung
• für die Kalkulation eines Auftrages
• für die Bildung von Zeitbausteinen
• zur Analyse von Ablaufproblemen
• zur Berechnung von Prozesszeiten
• usw.?

Vom Verwendungszweck der Daten hängt sowohl der Detaillierungsgrad als auch die Wiederholrate der Messungen ab. Und damit wird natürlich erheblich der Aufwand für die Zeitaufnahme bestimmt.

Fehler Nr. 2: Zu grobe Gliederung der Messungen

Ein weiterer Fehler bei der Durchführung von Zeitaufnahmen ist die unzureichende Gliederung der Ablaufabschnitte in der Tiefe. Nach meiner Erfahrung kann eine Zeitaufnahme eigentlich nicht fein genug gegliedert werden: Einzelne Zeiten zusammen zu fassen, ist bei einer feinen Gliederung später immer möglich. Zu grob gegliederte Abläufe auseinander zu nehmen, ist jedoch praktisch nicht möglich. Andererseits macht es aber keinen Sinn, Zeitaufnahmen mit der Stoppuhr auf MTM-Ebene herunter zu brechen – dieser Feinheitsgrad bringt nur zusätzlichen Auswertungsaufwand, aber in der Regel keinen zusätzlichen Erkenntnisgewinn. Um eine Zeitaufnahme ausreichend tief zu gliedern, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• Ist die Tätigkeit wertschöpfend, teilweise wertschöpfend oder Verschwendung? Nach REFA also: ist das eine Haupttätigkeit, eine Nebentätigkeit oder eine Verteilzeit?
• Von welcher Einflussgröße wird die Zeit bestimmt? Maschinenparameter, Abmessungen oder Gewicht, Entfernungen?
• Wie kalkuliere ich später mit dieser Zeit? Ist sie eine Stückzeit, auftragsbezogen oder schichtbezogen? Mit anderen Worten: Wie häufig kommt dieser Vorgang also vor?

Fehler Nr. 3: Keine Fortschrittszeitmessung

Es gibt noch erstaunlich viele Unternehmen, die mit der klassischen Stoppuhr arbeiten. Oder vielleicht mit den Smartphone-Apps für Zeitmessungen. Gerade hier besteht eine große Gefahr – insbesondere bei zyklischen Messungen: Sie machen eine Einzelzeitmessung, aber keine Fortschrittszeitmessung. Das bedeutet, dass es später sehr schwierig sein wird, den tatsächlichen Ablauf des Geschehens zu rekonstruieren. Sie werden also keine Ablauffolge darstellen können. Die tatsächliche Ablauffolge zu kennen kann aber wichtig für das Erschließen von Potentialen für die Prozessoptimierung sein.

Fehler Nr. 4: Keine Reproduzierbarkeit der Daten

Ein entscheidender Fehler bei der Durchführung von Zeitaufnahmen ist die mangelnde Reproduzierbarkeit der Daten. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass es lästig und auch zeitaufwändig ist, die Rahmendaten einer Zeitaufnahme zu erfassen. Also beginnend bei Datum und Uhrzeit über die entsprechenden Auftragsdaten, das verwendete Betriebsmittel (also die Maschine) und die verbaute Stückliste. Mit welchen Geschwindigkeiten wurde gearbeitet? Wie erfahren war der Werker? Gab es am Tag der Zeitaufnahme evtl. Besonderheiten im Ablauf? Wenn jedoch später mit diesen Daten gearbeitet werden soll, ist es wichtig zu wissen, wie diese Zeitdaten zustande gekommen sind. Kleiner Tipp: Wenn es schnell gehen soll, fotografieren Sie die Auftragsdaten einfach ab – dann können Sie sie später immer noch in das Projektdatenblatt eintragen. Während der Zeitaufnahme müssen natürlich außerdem solche relevanten Informationen wie Bezugsmenge und -größe, bei wechselnden Produkten das jeweils bearbeitete Produkt, für das die gemessene Zeit gilt, und bei Gruppenarbeit ggf. die Anzahl der beteiligten Personen erfasst werden – insbesondere dann, wenn nicht permanent dieselbe Anzahl Mitarbeiter während der Zeitaufnahme dabei ist. Dadurch kann eine Zeitaufnahme sehr „sportlich“ werden. Mein Tipp: Haben Sie für solche Fälle schon mal darüber nachgedacht, eine Videoanalyse einzusetzen?

Fehler Nr. 5: Keine Zeitaufnahme mit einer elektronischen Stoppuhr

Zeiten mit einer klassischen Stoppuhr zu messen ist sicher nicht per se falsch, aber einfach nicht mehr zeitgemäß. Inzwischen gibt es zahlreiche komfortable Systeme, mit denen man die Zeitmessung mit einer elektronischen Stoppuhr durchführen kann und nebenbei eine Vielzahl zusätzlicher Informationen erfassen kann. Die Auswertung handschriftlicher Zeitaufnahmen ist einfach zu zeitaufwändig und fehleranfällig. Deshalb sollte – falls noch nicht vorhanden – unbedingt eine passende Software und Hardware angeschafft werden. Hier kann ich das System von TimeStudy empfehlen. Die Zeitaufnahme kann mit einem normalen Tablet-PC mit Windows-Betriebssystem durchgeführt werden. Diese Geräte sind heute schon für wenig Geld zu haben und haben ein vollwertiges Betriebssystem, auf dem man auch MS Office installieren kann. Das bedeutet, dass Aufnahmen und Auswertungen mit einem einzigen Gerät erfolgen. Selbst Fotos vom Arbeitsplatz kann man damit schießen. Die Akkuleistungen sind inzwischen akzeptabel, die Tablets sind leicht und machen Spaß. Ein weiterer Vorteil bei TimeStudy ist die Kombination einer Vielzahl vorgefertigter Berichte mit der Möglichkeit, die Daten in eigene Vorlagen direkt nach MS Excel zu exportieren.