Die Anwendung der 5S/6S-Methode ist die Grundlage für erfolgreiches Lean Management
Als Unternehmensberaterin habe ich eine sehr einfache Methode, um das Optimierungspotential in einem mir unbekannten Unternehmen abzuschätzen: Bereits beim ersten Rundgang im noch unbekannten Unternehmen setze ich die 6S-Brille auf. Ich mache praktisch ein unbemerktes Audit und checke: Wie ist die Ordnung und Sauberkeit? Sind die Regale beschriftet? Hängen Reinigungsgeräte griffbereit? Quillt das Materiallager über? Haben die Mitarbeiter genügend Platz und Bewegungsfreiheit? Sind Stellflächen und Wege markiert und werden diese Markierungen auch beachtet? Der Grad der praktischen Umsetzung der Lean 6S-Methode ist ein zuverlässiger Indikator für das vorhandene Potential.
Was ist überhaupt 6S?
In diesem Blogartikel berichte ich von meinen Erfahrungen bei der Initiierung und Umsetzung eines 6S-Projektes. Vielleicht irritiert es Sie, dass ich von 6S spreche und Sie bisher nur 5S kennen. Das sechste S steht für die „Sichere Umsetzung“ oder englisch „Safety“ und nimmt den gesamten Aspekt des Arbeitsschutzes in die Methode auf.
Apropos 5S – bevor ich ins Detail gehe, zähle ich die übrigen 5S am besten noch einmal auf:
- S – Sortieren
- S – Säubern
- S – Stelle hin
- S – Sinn für Ordnung/Standardisierung
- S – Selbstdisziplin
Die Idee der Lean 6S-Methode ist einfach: An einem aufgeräumten Arbeitsplatz arbeitet es sich einfach besser. Was so simpel klingt, lässt sich in der Praxis aber nicht immer auch so einfach umsetzen. Gewachsene Strukturen, Glaubenssätze wie „Das haben wir schon immer so gemacht!“, Zeitmangel (keine Zeit zum Aufräumen!), ungeeignete Möblierung oder volle Lager erschweren den Start in ein aufgeräumtes Arbeitsleben. 6S ist also eine systematische Vorgehensweise, um Arbeitsplätze sauber, sicher, ergonomisch und effizient zu gestalten. Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz sind die Voraussetzung für fehlerfreies, produktives Arbeiten und ein häufig unterschätzter Motivationsfaktor für die Mitarbeiter.
Lean 6S-Methode – ein Erfahrungsbericht
Für die Einführung von 6S können Sie ein standardisiertes Vorgehen nutzen (was sonst 😉 ?), das ich selbst in meinen Projekten erfolgreich angewendet habe und hier beschreiben möchte. Bei dieser Gelegenheit möchte ich auf meine Masterclass „6S-Projekt durchführen“ hinweisen. Im unteren Teil dieses Artikels gebe ich dazu noch ein paar ausführliche Informationen.
Mit der Reihenfolge der 5S bzw. 6S ist auch vorgegeben, in welchen Schritten ein 6S-Projekt umgesetzt werden muss: Zuerst wird sortiert – was wird benötigt, was kann eingelagert werden, was wird entsorgt (verschrottet, verkauft). Dann wird gründlich saubergemacht. Anschließend überlegt man, wie man den Arbeitsplatz effizient und ergonomisch gestaltet (Stelle hin!). Jetzt beginnen die Mühen der Ebenen – zunächst mit der Standardisierung der Abläufe (Stichwort Arbeitsanweisungen) und danach mit der Selbstdisziplin bei der täglichen Arbeit. Bei allem ist das sechste S – die sichere Routine in allen Aktivitäten – mit zu beachten.
Eigentlich fehlt an der Stelle das „nullte“ S – die Schulung der Mitarbeiter. Das ist für den Erfolg des Projektes nämlich essenziell. Mit den Schulungen (sobald Sie im Schichtbetrieb arbeiten, müssen Sie – je nach Schichtsystem – mindestens 3 Schulungen machen) legen Sie den Grundstein für den Erfolg.
In dem Beispielprojekt, von dem ich hier berichte, haben wir insgesamt ca. 50 Mitarbeiter in zwei verschiedenen Produktionshallen an die 6S-Thematik herangeführt. Das Unternehmen hatte massive Probleme. 6 Geschäftsführer haben sich in 3 Jahren die Klinke in die Hand gegeben. Unternehmensberater vor uns haben auch 6S einführen wollen, sind aber gescheitert. Warum, werde ich später erläutern. Die Mitarbeiter waren frustriert, der Krankenstand und die Fluktuation entsprechend hoch. Laufend wurden die Produktionspläne umgestoßen, es gab keine Abstimmung zwischen den Abteilungen (jede produzierte nach bestem Wissen und Gewissen, aber ohne eine stringente Planung), ständig wurde Material gesucht, das Sperrlager quoll über, überall gab es Schmutzecken und in den Regalen haben wir später Dinge gefunden, von denen keiner mehr wusste, dass sie überhaupt noch existierten. Die Fluchtwege haben ihren Namen kaum verdient, das Rüsten dauerte ewig und der Schrottanteil war zwar nicht astronomisch, aber doch viel zu hoch.
Falls Ihnen das alles irgendwie bekannt vorkommt – kleiner Tipp: Setzen Sie schnellstmöglich ein 6S-Projekt auf! Erfolgreich werden Sie aber nur dann sein, wenn Sie alle Führungskräfte mit ins Boot holen und dem 6S-Projekt eine hohe Priorität verleihen. Daran sind auch die Unternehmensberater vor uns gescheitert: Sie hatten keine Unterstützung der Leitung. Ich bin sicher, dass auch wir gescheitert wären, wenn wir die Unterstützung nicht gehabt hätten.
Projektstart – 6S-Methode lernen und Kümmerer bestimmen
Ich sagte vorhin schon einmal, dass bei den 6S eigentlich das nullte S fehlt – die Schulung der Mitarbeiter. Wir sind dabei strategisch vorgegangen. Zuerst haben wir den Meister und die Vorarbeiter geschult, danach die Mitarbeiter der einzelnen Schichten. Dabei haben wir akribisch darauf geachtet, dass wirklich jeder Mitarbeiter an einer Schulung teilgenommen hat. Für die Schulung hatten wir eine spezielle Präsentation mit dem „Nummernspiel„. In meinem Webseminar erläutere ich dieses Spiel ausführlich – falls Sie neugierig sind, melden Sie sich einfach an – es ist kostenlos. Die Mitarbeiter verstehen mit Hilfe dieses Spiels, wie wichtig Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz sind. Jede Schulung haben wir mit einem Selbstaudit abgeschlossen. Die Mitarbeiter haben dazu von uns vorbereitete Audit-Fragebögen mit einfachen Fragen erhalten und haben 45 Minuten Zeit bekommen, ihren Arbeitsplatz durch die 6S-Brille zu betrachten. Am Ende haben wir die Fragebögen gemeinsam ausgewertet und die Termine für das erste S – Sortiere aus! – vereinbart.
Hier kommen jetzt wieder die Führungskräfte ins Spiel: Sie müssen dafür sorgen, dass die Mitarbeiter die notwendige Zeit für das Aussortieren, Aufräumen und Saubermachen erhalten.
Und die Führungskräfte haben an dieser Stelle noch eine weitere Aufgabe: Sie müssen einen „Kümmerer“ benennen. Das sollte ein erfahrener Mitarbeiter oder eine erfahrene Mitarbeiterin sein, die das nötige Standing haben und zentrale Ansprechpartner für alle Mitarbeiter vor Ort sind. Der Kümmerer erstellt den Maßnahmenplan, überwacht die Umsetzung, achtet später auf die Selbstdisziplin und leitet die monatlichen Audits. Es ist notwendig, dem Kümmerer mindestens ein halbes Jahr lang seine gesamte Arbeitszeit für das 6S-Projekt zur Verfügung zu stellen. Übrigens: Haben Sie einen älteren Mitarbeiter, der für schwere körperliche Arbeit nicht mehr geeignet ist? Der Arbeitsplatz des Kümmerers ist ein perfekter Ersatz!
6S in der Praxis
Nach den Schulungen haben wir mit dem Aufräumen und Saubermachen begonnen. Wichtig ist, keinen großen zeitlichen Abstand zu den Schulungen entstehen zu lassen. Zunächst haben wir in einer Halle begonnen, das war unser Pilotprojekt. Später haben wir die Erfahrungen auf die zweite Halle ausgedehnt und übertragen. Die Aufräum- und Reinigungsphase haben wir mit Fotos (vorher-nachher) dokumentiert. Da sich auch einiges an Maßnahmen angesammelt hat, haben wir für die Projektdauer (ca. 9 Monate in beiden Hallen) einen Lenkungskreis gebildet, dem auch der Geschäftsführer angehörte. So entstand der notwendige Druck, um insbesondere Instandhaltungsmaßnahmen zügig umzusetzen.
Parallel haben wir ein Materialkonzept entwickelt, mit dem wir den Materialbestand in den Hallen um ein Drittel gesenkt haben. Schlagartige Nebeneffekte: freie Rettungswege, null Suchzeiten, minimale Materialumlagerungen, Platz für Reparaturen. Das war einfach nur genial!
Jetzt war auch die Zeit für die Markierungen und Beschriftungen gekommen. Wir haben die Wege mit speziellem gelbem Klebeband markiert, die Schrottcontainer und Mülltonnen beschriftet und feste Stellplätze eingerichtet. In den Aufenthalts- und Pausenraum kam ein Kühlschrank mit einer Glastür. In den Regalen wurden nur die Dinge eingelagert, die ständig in Gebrauch waren. Außerdem haben wir für jede Anlage einen abschließbaren Werkzeugwagen angeschafft. Die Übergabe des Wagens an die nachfolgende Schicht erfolgte gegen Unterschrift im Schichtbuch. Alles in allem wurden etwa 15.000 Euro in die Markierungen und Beschriftungen, Werkzeugwagen und neue Arbeitstische investiert.
Mit den Mitarbeitern haben wir Teams gebildet, die die Arbeiten in der Schicht zu Schichtbeginn bewusst geplant haben. Zum Rüsten sind dann alle freien Mitarbeiter zusammengekommen und haben gemeinsam gerüstet. Ergebnis: Stillstandszeit von 45 Minuten auf 15 Minuten gesenkt. Sie waren stolz auf ihre Leistung und wir merkten, dass ein frischer Wind durch die Hallen wehte.
Wir änderten auch den Reinigungsplan. Früher hatte jede Schicht immer denselben Bereich für die Reinigung und war dabei mehr oder weniger gründlich. Das kippten wir, indem wir ein rollierendes System einführten. Die Schichten waren jetzt – je nachdem, ob Früh-, Spät- oder Nachtschicht – an jeweils unterschiedlichen Anlagenteilen für die Reinigung zuständig. Das führte zu einer Gruppendynamik und einigen Auseinandersetzungen, denn keine Schicht hatte Lust, den Dreck der Vorgänger wegzumachen. Nach einer Weile funktionierte das neue System richtig gut.
Eine andere Baustelle war die Optimierung der Produktionsplanung, die im Zuge des S für Standardisierung wichtig war. Nur mit einer zuverlässigen Produktionsplanung machte auch das Materialkonzept Sinn. Ein Problem war auch die mangelnde Flexibilität der Mitarbeiter. Jeder hatte so seine Lieblingsanlage und war selten woanders eingesetzt. Das wollte die Geschäftsleitung dringend ändern. Für jede Anlage habe ich deshalb eine Handlungsanweisung erstellt, in die Mitarbeiter schnell nachschlagen konnten, wenn sie Fragen oder Probleme hatten. Dadurch konnten wir die Mitarbeiter an den Anlagen flexibel einsetzen. Im Ergebnis stieg die Produktivität um 5% und der Schrottanteil sank ebenfalls deutlich.
6S-Webseminar und Masterclass "6S-Projekt umsetzen"
1. Das Vorgehen unseres 6S-Projektes habe ich in meinem Konzept "Die 5 Schritte in einem 6S-Projekt" zusammengefasst, das ich Ihnen an dieser Stelle vorstellen möchte. Eine ausführliche Erläuterung des Konzeptes gibt es in meinem kostenlosen 6S-Webseminar "Wie starte ich ein 6S-Projekt und sorge für Nachhaltigkeit?", für das Sie sich hier anmelden können.
2. Die Masterclass "6S-Projekt durchführen" ist Teil meines neuen Gruppen-Coaching-Programms "Direkt zum Erfolg!" Die 6S-Masterclass startet immer quartalsweise und dauert drei Monate.
In dieser Zeit werde ich die Teilnehmer dabei persönlich begleiten und unterstützen, einen geeigneten Pilotbereich auszuwählen, die Schulungen zu organisieren und durchzuführen, die ersten Audits zu machen und dann mit dem großen Aufräumen zu beginnen.
Für jede Projektphase stelle ich die notwendigen Präsentationen und Unterlagen bereit. In wöchentlichen Gruppencalls bespreche ich mit den Teilnehmern die Ergebnisse und beantworte Fragen. Die Masterclass-Gruppen werden mit maximal 6 Teilnehmern besetzt sein, so dass ich auf jeden Teilnehmer individuell eingehen kann.
Mein Ziel und mein Anspruch ist es, dass Sie erfolgreich 6S in einem Pilotbereich initiieren und durchführen. Im Ergebnis werden Sie
- eine deutliche Produktivitätssteigerung haben
- weniger Ausschuss und Nacharbeit produzieren
- die Materialbestände deutlich senken
- mehr Platz und Bewegungsfreiheit schaffen
- zufriedene und motivierte Mitarbeiter haben, die gern zur Arbeit kommen
- neue Mitarbeiter deutlich schneller einarbeiten
Wenn Sie vorhaben, ein 6S-Projekt durchzuführen, dann haben Sie hier die perfekte Gelegenheit. Sie sparen sich teure Unternehmensberater und bekommen trotzdem das Know-How, das Sie für das 6S-Projekt benötigen. Mein Coaching hilft Ihnen am Ball zu bleiben und die richtigen Schritte zum richtigen Zeitpunkt zu machen. Die Gruppe ist auf 6 Teilnehmer beschränkt. Sie können sich hier auf die Warteliste setzen. Zum Start bekommen Sie dann rechtzeitig die Anmeldeinformationen und die Möglichkeit, sich einen Early-Bird-Rabatt zu sichern.
Sie haben keine Zeit? (Keine Zeit ist immer, wie mein Kollege Michael Löw zu sagen pflegt). Kennen Sie das Gleichnis von den Hühnern und dem Zaun?
Also: Wichtiges vor Dringendem! Schaffen Sie zuerst Ordnung, dann werden manche Probleme ganz wegfallen und für die anderen haben Sie mehr Zeit zur Verfügung. Setzen Sie sich deshalb jetzt sofort zum limitierten Gruppencoachingprogramm auf die Warteliste!
Zusammenfassung
Wenn Sie super in das kommende Jahr starten möchten, dann nutzen Sie jetzt den Rest des Jahres für die perfekte Vorbereitung. Initiieren Sie ein 6S-Projekt und sorgen Sie für Ordnung, Sauberkeit, Standardisierung, Selbstdisziplin und sichere Umsetzung. Nehmen Sie dazu Hilfe in Anspruch - Sie müssen das Rad nicht neu erfinden und können von meinem Know-How profitieren. Damit beschleunigen Sie die Umsetzung enorm und vermeiden außerdem Fehler.
Hier sind noch einmal die Links:
Für Ihre Fragen stehe ich gern zur Verfügung. Ich freue mich auf Ihren Kommentar!
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